ЭДО и закрывающие документы СДЭК: как получать акты по договору
Одна из главных причин заключить договор со СДЭК, а не отправлять как частное лицо, — документы для бухгалтерии. По договору вы регулярно получаете закрывающие документы и счета, а если подключить ЭДО, они приходят сами и подписываются в пару кликов.
Какие документы даёт СДЭК по договору
- Пакет закрывающих документов за отчётный период — акт оказанных услуг и сопутствующие документы.
- Счёт на оплату, если за период вы потратили больше, чем внесли заранее. Если переплатили, счёт не выставляется, а переплата учитывается дальше.
- Авансовый счёт — его можно сформировать в личном кабинете, чтобы пополнить счёт заранее.
- Реестры наложенного платежа — для интернет-магазинов, которые принимают оплату при получении.
Период — неделя или месяц, в зависимости от условий договора.
Как получать документы
| Способ | Как работает |
|---|---|
| Электронные копии на почту бухгалтерии | |
| Оригиналы | Бумажные документы с печатью |
| ЭДО | Документы приходят в вашу систему электронного документооборота и подписываются электронной подписью |
Способ получения и адрес для документов указываются в договоре — их можно поменять, написав менеджеру.
Зачем подключать ЭДО
- Не нужно ждать и хранить бумажные оригиналы.
- Документы подписываются за минуту, бухгалтерия видит их сразу.
- Документы имеют юридическую силу оригиналов.
Как подключить ЭДО со СДЭК
- Убедитесь, что у компании есть оператор ЭДО и квалифицированная электронная подпись руководителя.
- Сообщите менеджеру или партнёру СДЭК, что хотите получать документы через ЭДО, и назовите своего оператора и идентификатор.
- Дождитесь первого пакета документов и подпишите его.
СДЭК работает через Диадок. Если у вас другой оператор, уточните у менеджера, получится ли обмениваться документами через роуминг между операторами.
Машиночитаемая доверенность (МЧД)
Если документы подписывает не руководитель, а сотрудник, например бухгалтер, ему нужна машиночитаемая доверенность — электронный аналог бумажной. По закону об электронной подписи это требование действует и для сотрудников ИП. МЧД подписывается электронной подписью руководителя или ИП и регистрируется у оператора ЭДО.
Как не потерять документы
- Указывайте в договоре отдельную почту бухгалтерии, а не личную.
- Подпишите документы вовремя: по многим договорам документ считается принятым, если вы не прислали возражения в срок.
- Раз в квартал запрашивайте акт сверки — особенно если у вас наложенный платёж и удержания из него.
Частые вопросы
Даёт ли СДЭК закрывающие документы без договора? Частному лицу — только чек. Акты и счета для бухгалтерии — по договору.
Есть ли закрывающие документы по оферте? Да, по договору-оферте документы формируются за отчётный период в личном кабинете.
Что такое транспортный ЭДО? Это электронные транспортные накладные. Для обычных отправок интернет-магазина чаще всего достаточно электронных закрывающих документов.